Dulu hanya perusahaan multinasional terbesar yang membutuhkan Pejabat Kepatuhan. Saat ini sebagian besar praktik, terlepas dari ukurannya, akan bijaksana untuk menagih seseorang di dalam organisasi mereka dengan tanggung jawab untuk mengikuti dan mengelola proses kepatuhan.
Ambil contoh undang-undang ketenagakerjaan Eropa yang telah diperkenalkan selama lgogoal beberapa tahun terakhir yang telah mengubah wajah bisnis Eropa. Usaha kecil khususnya menemukan bahwa pendekatan kasual dan informal untuk masalah ketenagakerjaan sekarang dapat mengakibatkan denda undang-undang yang tidak ada hubungannya dengan kesehatan keuangan masing-masing perusahaan dan dapat, tanpa izin Anda, secara langsung mengakibatkan kematian. dari sebuah perusahaan.
Usaha kecil dan menengah seringkali tidak memiliki kemewahan untuk mempekerjakan Pejabat Kepatuhan penuh waktu dan meskipun organisasi yang lebih besar mampu membayar orang yang berdedikasi, mereka menemukan bahwa dengan menjamurnya masalah kepatuhan, Pejabat Kepatuhan sekarang memiliki tim, departemen dan jika belum, bagaimana jauh sebelum kepatuhan menjadi divisi?
Terlepas dari ukurannya, langkah pertama dalam kepatuhan untuk organisasi mana pun mengharuskan mereka untuk mengidentifikasi bidang kepatuhan yang berlaku untuk mereka. Aturan dan peraturan diperkenalkan setiap bulan di tingkat lokal, regional, nasional dan internasional, yang mencakup segala hal mulai dari perlindungan data dan kebebasan informasi, anti pencucian uang hingga pengendalian limbah lingkungan, hubungan ras hingga kesehatan dan keselamatan; dengan ketidaktahuan menjadi tidak ada pembelaan ada persyaratan pada bisnis individu untuk mengetahui tanggung jawab mereka, dan denda bagi mereka yang menunggu untuk diberitahu.
Setelah mengidentifikasi area kepatuhan, perusahaan kemudian perlu memahami apa yang perlu mereka lakukan untuk memastikan mereka mematuhinya. Dapat dibayangkan bahwa dengan banyaknya masalah kepatuhan bahwa perusahaan yang dapat menunjukkan upaya itikad baik dalam mematuhi akan, bahkan ketika mereka gagal, mengurangi risiko denda.
Setelah mengidentifikasi dan memahami masalah kepatuhan, Pejabat Kepatuhan perlu menetapkan dan menerapkan kebijakan dan menyebarkan informasi ke seluruh organisasi.
Penting bagi Pejabat Kepatuhan agar mereka tidak secara tidak sengaja menjadi patsy perusahaan. Manajer senior tidak segan-segan mengabaikan memo internal yang mereka terima yang memberi tahu mereka tentang tanggung jawab mereka. Pejabat Kepatuhan perlu menyampaikan pesan mereka ke atas dan ke bawah rantai makanan perusahaan dan mencatat bahwa saran dan arahan mereka telah diterima dan yang lebih penting dipahami.
Pejabat Kepatuhan harus menghindari menjadi kambing hitam perusahaan. Ini tidak akan terjadi dengan sendirinya, tim penjualan yang memiliki sejarah panjang sukses meskipun sikap santai untuk menjual tidak akan rela mengadopsi yang baru, dan apa yang akan mereka lihat sebagai membatasi, praktek tanpa perlawanan. ‘Saya tidak mendapatkan memo’, ‘Saya tidak memahaminya’, ‘Saya pikir itu berarti sesuatu yang lain’, ‘Saya pikir ini hanya pedoman’ kemungkinan merupakan balasan saham, bersama dengan satu atau dua yang lama pengatur waktu yang tidak menganggap masalah kepatuhan diterapkan pada mereka. Dulu merupakan taruhan yang aman untuk menyalahkan TI, menyalahkan Kepatuhan dengan cepat menggantikannya.
Salah satu alat yang berharga dalam kotak alat Pejabat Kepatuhan adalah survei dan kuesioner online.
Survei online dapat menyampaikan pesan secara internal kepada individu; itu bisa informatif seperti memo dan pendidikan dengan merujuk kebijakan terperinci. Yang penting itu bisa menjadi catatan pendaftaran diri yang berharga yang menegaskan bahwa informasi tersebut telah disebarluaskan dan dipahami dengan benar.
Satu pertanyaan survei dapat mencapai semua tujuan ini secara bersamaan.
Ambil contoh:-
Tahukah Anda bahwa pasal 45 Undang-Undang Perusahaan (Audit dan Akuntansi) 2003 mewajibkan direktur perusahaan tertentu untuk membuat pernyataan tentang kepatuhan perusahaan mereka terhadap kewajiban yang relevan?
(Klik di sini untuk ringkasan Kebijakan Perusahaan tentang Kewajiban Pelaporan Kepatuhan)
Ya
Tidak
Bagi Direksi yang belum membaca kebijakan, survei akan memberikan kesempatan untuk melihat kebijakan perusahaan secara online (menggunakan tautan HTML langsung yang disematkan). Jika Direksi menjawab ‘Tidak’, Pejabat Kepatuhan tahu siapa yang harus ditargetkan.
Survei tersebut juga mencatat tanggapan manajer dan mengalihkan tanggung jawab dari Pejabat Kepatuhan ke manajer individu di mana tanggung jawab perlu diistirahatkan bagi perusahaan untuk memenuhi kewajiban kepatuhannya.
Menggunakan situs web online seperti beberapa survei dapat dikelola, dimodifikasi dengan mudah, diperbarui, dan diterbitkan kembali secara berkala di seluruh organisasi, survei online dapat menjadi aplikasi pembunuh Petugas Kepatuhan.